Tanie drukowanie w biurze – to możliwe!

Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, jak ważne jest obniżanie kosztów prowadzenia działalności. W żadnym biurze nie obejdzie się bez urządzenia wielofunkcyjnego, drukarki czy skanera. A skoro drukowanie jest nieodłącznym elementem pracy, to logiczne jest, że warto zadbać o jak największą redukcję kosztów wydruku — bez utraty jakości. Poniżej prezentujemy konkretne wskazówki, które realnie pomagają obniżyć koszty drukowania w firmie.

Sposoby na obniżenie kosztów drukowania

1. Sprawdzaj podgląd wydruku przed drukowaniem

W biurze każdego dnia drukuje się ogromne ilości dokumentów, co ma realny wpływ na finanse. Jednym z najprostszych sposobów na oszczędność jest korzystanie z podglądu wydruku. Zdarza się, że niewielki fragment tekstu lub grafiki przechodzi na kolejną stronę. Wystarczy zmienić czcionkę, marginesy lub układ, aby uniknąć niepotrzebnego zużycia papieru i tonera.

2. Drukuj dwustronnie, gdy tylko masz taką możliwość

Druk dwustronny (duplex) to jedno z najskuteczniejszych narzędzi oszczędności. W przypadku oficjalnych dokumentów czasem nie można go stosować, ale większość materiałów wewnętrznych nie wymaga drukowania jednostronnego. Duplex pozwala zaoszczędzić nawet połowę papieru.

3. Ogranicz kolorowe wydruki

Zdecydowana większość firmowych dokumentów może być drukowana w trybie czarno-białym. Druk kolorowy warto stosować jedynie tam, gdzie ma to znaczenie (prezentacje, oferty, grafiki). Domyślny tryb monochromatyczny to szybki sposób na obniżenie kosztów eksploatacji.

4. Używaj porządnego papieru i unikaj najtańszych zamienników

To częsty błąd — próba oszczędzania poprzez zakup najtańszego papieru i niepewnych tonerów. Niestety efekt może być odwrotny od zamierzonego.

Niskiej jakości papier:

• pyli i zanieczyszcza wnętrze drukarki,
• ma ostre krawędzie, które mogą uszkadzać mechanizmy podające,
• zawiera chemiczne pozostałości po produkcji,
• łatwo się zawilgaca, co zwiększa ryzyko zacięć.

To nie tylko podnosi koszty, ale także wpływa na komfort pracy — w powietrzu gromadzi się więcej pyłu i oparów. Przy dużych wolumenach druku zdecydowanie warto przenieść urządzenie do pokoju technicznego lub copy roomu i zadbać o właściwą wentylację.

Wniosek: wybieraj papier markowy, certyfikowany i odpowiednio przechowywany.

5. Uważaj na zamienniki tonerów — ich koszt bywa złudny

Toner to nie jest zwykły produkt eksploatacyjny — a zamiennik nie jest równoważny z oryginałem. Producent oryginalnego kartridża deklaruje wydajność i jakość druku, której nie da się zagwarantować w przypadku zamienników.

Problemy, które pojawiają się przy stosowaniu tanich zamienników:

• niższa rzeczywista wydajność niż deklarowana,
• zabrudzenia, „pylenie” i smużenie,
• nieostre lub blade wydruki,
• ryzyko uszkodzenia podzespołów drukarki.

W modelu abonamentowym dostawca często używa zamienników, by obniżyć własne koszty — co oznacza gorszą jakość dla klienta. Warto zachować czujność i wybierać partnerów, którzy pracują wyłącznie na oryginałach.

Odpowiedni wybór drukarki ma kluczowe znaczenie

Laser czy atrament? Odpowiedź w 99% przypadków brzmi: laser

Cena drukarki to tylko niewielka część kosztu całkowitego. Najważniejsze jest to, ile kosztuje jej eksploatacja. Nawet tania drukarka może być bardzo droga w utrzymaniu. Z kolei nieco droższa w zakupie laserówka potrafi zwrócić się bardzo szybko przy większych wolumenach druku.

Dlaczego drukarki laserowe są lepszym wyborem do biura?

• toner jest wielokrotnie bardziej wydajny niż tusz,
• drukarka rzadko wymaga czyszczenia głowic czy kalibracji,
• lepiej znosi duże obciążenia,
• koszt jednej strony jest stabilny i przewidywalny.

Czy warto rozważyć wynajem drukarek?

Tak — dla większości firm to najbardziej opłacalny model.

1. Dostęp do urządzeń najlepszych marek bez inwestycji

Zakup urządzenia jest ograniczony budżetem. W modelu dzierżawy możesz korzystać z urządzeń premium, a gdy potrzeby się zmienią — wymienić sprzęt na bardziej dopasowany.

2. Stała opłata miesięczna i niskie koszty wydruku

W dzierżawie koszty eksploatacyjne są znacznie niższe niż w zakupie — zwykle to kilka groszy za czarno-biały wydruk. Model ten jest szczególnie opłacalny przy wolumenie około 1000 stron miesięcznie i więcej.

3. Zero problemów z serwisem i częściami

W cenie masz:

• naprawy,
• części eksploatacyjne,
• przeglądy,
• sprzęt zastępczy,
• dostawy tonerów dwa tygodnie przed ich wyczerpaniem.

4. Dzierżawa nie tylko drukarek

W abonamencie można wynająć również:

• drukarki etykiet,
• skanery,
• komputery,
• niszczarki,
• inne urządzenia biurowe.

Podsumowanie – jak taniej drukować w biurze?

Drukowania w firmie nie da się uniknąć, ale można sprawić, że będzie ono możliwie tanie, bezproblemowe i przewidywalne. Kluczem jest rozsądny dobór papieru, tonerów i urządzenia, unikanie zamienników oraz wdrożenie dobrych nawyków — takich jak duplex czy druk czarno-biały. W wielu firmach największe oszczędności przynosi jednak model dzierżawy, który zapewnia stabilne koszty i pełne wsparcie serwisowe.