Tanie drukowanie w biurze – to możliwe!

Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, jak ważne jest obniżanie kosztów. Żadna firma nie jest w stanie obyć się bez urządzenia wielofunkcyjnego, czy drukarki, a ostatnio coraz częściej skanera. Istotna jest więc możliwie największa redukcja kosztów drukowania. Jak się okazuje, można to zrobić, nie rezygnując z oczekiwanej jakości wydruku. Jak? Proszę, oto kilka wskazówek zmierzających ku oszczędności.

Sposoby na obniżenie kosztów drukowania

Podstawowe sposoby na oszczędzanie dotyczą oczywiście codziennego użytkowania. W biurze każdego dnia drukowana jest tak duża liczba kartek, że wpływa to w istotny sposób na finanse firmy. Przed wydrukowaniem zawsze warto sprawdzić podgląd. Może okazać się, że np. niewielka część tekstu czy grafiki nachodzi na kolejną stronę. Często wystarczy po prostu zmniejszyć czcionkę lub zmienić układ. Jeżeli będziemy tak postępować za każdym razem, przełoży się to na realną oszczędność tonera i papieru.

Jeżeli tylko to możliwe, warto drukować dwustronnie. W przypadku ważnych dokumentów często jest to niemożliwe. Jeżeli jednak wydruk nie jest oficjalny, drukowanie jednostronne to po prostu marnowanie papieru. Warto też unikać kolorów. Zdecydowana większość dokumentów może być czarno-biała. Druk w kolorze powinien być zarezerwowany wyłącznie dla istotnych grafik i zdjęć.

Wiele osób postanawia zaoszczędzić, kupując najtańszy dostępny papier oraz tonery lub tusze niepewnego pochodzenia. Takie działania mogą jednak przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Niskiej jakości papier często prowadzi do szybszego wyeksploatowania drukarki. Przyczyną jest zapylenie, sposób cięcia, chemiczne etapy produkcji oraz sposób przechowywania i pakowania. Pył, opary powstające podczas druku, ostre krawędzie i zawilgocenie nie wspierają sprzętu. Wręcz przeciwnie powodują jego degradację. Częściej dochodzi do zacinania arkuszy wewnątrz urządzenia, zanieczyszczenia powietrza. Poza tym, że koszty druku rosną to niekorzystnie wpływa to na zdrowie. Jeśli drukujesz dużo warto zastanowić się czy nie przemieścić urządzenia do innego pomieszczenia (technicznego lub copy roomu), sprawdzić warunki wentylacji. Warto pamiętać, że wszelkie niedociągnięcia w warunkach biurowych mają zdecydowanie poważniejsze skutki, ze względu na liczbę drukowanych kartek. Wniosek? Kupuj markowy papier posiadający liczne certyfikaty i badania. Dbaj o właściwą wymianę powietrza.

Powinniśmy uważać też na zamienniki tonerów. Ten temat jest dużo szerszy niż papier. W przypadku oryginałów, producent deklaruje liczbę stron, które można wydrukować z jednego kartridża. Jeżeli decydujemy się na zamienniki, nikt nie da nam gwarancji, na jak długo wystarczą. Nie mamy też pewności, co do jakości wydruku. Jest to duży minus, ponieważ nie możemy sobie pozwolić na niewyraźne wydruki, które nie nadają się do przedstawienia klientom lub partnerom biznesowym. Jeżeli chcemy mieć tonery za grosze, lepiej więc zainteresować się wynajmem urządzeń drukujących, a nie zakupem niesprawdzonych zamienników. Tutaj niestety też czekają pułapki, wielu dostawców takiego rozwiązania jest skupiona na maksymalizacji zysków, redukcji kosztów własnych i niestety stosują zamienniki. Tak, zapewniają jakąś sprawność urządzenia i wydruki o jakości przyzwoitej, ale czy tylko o to chodzi? Jak pisałem wyżej temat tonerów jest szeroki i wymaga rozszerzenia, ale to w innym zagadnieniu.

Odpowiedni wybór drukarki

Kluczem do oszczędności jest oczywiście wybór odpowiedniej drukarki. Niska cena zakupu nie oznacza jeszcze, że dokonaliśmy dobrej decyzji. Najważniejszą rolę odgrywają koszty eksploatacji. Jeżeli zdecydowaliśmy się na zakup drogiej w utrzymaniu drukarki, szybko możemy tego pożałować. Wysokie miesięczne koszty eksploatacji sprawiają, że różnica w cenie względem konkurencyjnych urządzeń szybko zostaje pochłonięta przez koszt tonerów i serwisu.

Nie bez powodu, w warunkach biurowych zdecydowanie częściej pojawiają się drukarki laserowe. Koszt ich zakupu jest wyższy, ale za to są tańsze w utrzymaniu. Przy intensywnej eksploatacji drukarki szybko okazuje się więc, że urządzenie laserowe jest zdecydowanie lepszym wyborem. Toner jest bardziej wydajny od używanego w drukarce atramentowej tuszu, co ma ogromne znaczenie w firmach, gdzie często drukuje się tysiące stron miesięcznie.

Czy warto rozważyć wynajem drukarek?

Wielu przedsiębiorców zapomina, że żeby korzystać w firmie z urządzeń drukujących, nie trzeba ich kupować. Rozwiązaniem jest wynajem drukarek. Niektórzy wciąż uważają, że posiadanie całego wyposażenia na własność jest najlepszym rozwiązaniem. Warto jednak poświęcić trochę czasu na obliczenie kosztów, żeby mieć pewność, że przyjęta strategia faktycznie jest opłacalna.

Podczas zakupu drukarki, trzeba liczyć się z ograniczonym budżetem. Jeżeli korzystamy z dzierżawy, zyskujemy dostęp do urządzeń najlepszych marek. Dodatkowo, drukarkę zawsze można zmienić na inną. W przypadku zakupu, testowanie różnych opcji wiązałoby się z naprawdę wysokimi kosztami. Wynajem urządzeń drukujących jest rozliczany na podstawie stałej miesięcznej opłaty oraz niskich kosztów eksploatacyjnych, które wynoszą kilka groszy za czarno-biały wydruk. Takie rozwiązanie jest opłacalne, zwłaszcza gdy w biurze drukuje się około 1000 stron miesięcznie.

Warto też pamiętać o dodatkowych korzyściach z dzierżawy urządzeń drukujących. Przede wszystkim, wysiłek związany z ich obsługą i konserwacją jest zredukowany do minimum. Pracownicy nie muszą kupować tonerów, ponieważ są dostarczane dwa tygodnie przed czasem wyczerpania. Konserwacją i naprawą w razie problemów technicznych zajmuje się profesjonalny serwis. Dostępna jest nie tylko naprawa, ale również sprzęt zastępczy. Dzierżawić można również drukarki etykiet, skanery, komputery i niszczarki.

W biurze trudno uniknąć drukowania. Można jednak postarać się, żeby jego koszty były jak najniższe.