ROZWIĄZANIA
Copyright 2010 © by xiTec. All rights reserved.
ROZWIĄZANIA

Referencje
Rozwiązania, które Państwu proponujemy są bazowane na wieloletnim doświadczeniu firmy i jej doradców.
Wybrało je już niemal 600 firm. Zostały nimi objęte urządzenia biurowe oraz systemy serwerowe i informatyczne. Razem wdrożyliśmy niemal 2000 urządzeń wielofunkcyjnych, drukujących, skanujących, faxów oraz serwerów i komputerów. Wszystkie prace wymagały konsultacji lub audytów, prac projektowych czy wykonawstwa w zakresie sieci informatycznych, hostingu.
By zagwarantować Klientom stałą jakość wdrożonych systemów - podpisaliśmy stałe umowy/kontrakty gwarantujące najwyższy priorytet serwisu i doradztwa tak by mogli komfortowo i efektywnie realizować swoje zadania.
Zadania związane z systemami dokumentowymi powierzyli nam, których uznali za specjalistów.
Zapraszamy na filiżankę aromatycznej kawy lub herbaty do naszego salonu, zobacz referencje wielu naszych Klientów. Zobacz jak bazując na naszym doświadczeniu i posiadanym certyfikacie ISO 9001:2008 wspomagamy firmy naszych Klientów.


System jest odpowiedni dla każdej firmy, którą interesuje:
> Elektroniczna baza dokumentów i spraw wraz z szerokimi
możliwościami wyszukiwania i dostępu do danych.
> Współdzielony dostęp do dokumentów i spraw pomiędzy
pracownikami - na przykład w przypadku posiadania wielu
oddziałów.
> Przeniesienie zarządzania powtarzającymi się sprawami w
firmie (np. reklamacjami, usterkami, przetargami) do
systemu informatycznego.
> Lepsze zarządzanie czasem pracy i zadaniami wykonywanymi
przez pracowników.
> Elektroniczny obieg dokumentów i spraw w postaci
sformalizowanych procedur, w tym również przeniesienie
systemu jakości ISO do systemu informatycznego.
> Poprawienie czasu reakcji i jakości obsługi klienta i tym
samym zdobycie przewagi nad konkurencją.
> Łatwy dostęp do historii działań w firmie.
DMS - przyjazny i elastyczny system, który zadba o Twoje dokumenty, ich terminowość, zadania i sprawy w biurze z kontrahentami.
Skala wdrożenia systemu UNIDOC nie ma ograniczenia. Może to być jednoosobowe wdrożenie dla pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie, opisywanie i wyszukiwanie dokumentów, jeśli firma jest zainteresowana tylko taką funkcjonalnością. Z drugiej strony odpowiednio wdrożony system może obsługiwać kilkaset, a nawet kilka tysięcy użytkowników, pomiędzy którymi wymieniane są dokumenty i zadania.
System umożliwia zarządzanie każdą informacją w firmie:
• wszelkimi dokumentami, wnioskami, formularzami
funkcjonującymi w firmie z możliwością definiowania ich obiegu,
• korespondencją przychodzącą i wychodzącą, wraz z
prowadzeniem ksiąg korespondencji i możliwością definiowania
jej obiegu,
• wszelkimi sprawami wewnętrznymi w firmie - np. projektami,
przetargami, szkoleniami,
• różnego rodzaju zgłoszeniami - np. reklamacjami, usterkami,
formularzami i procedurami ISO.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami
UNIDOC to dostępny przez przeglądarkę internetową system informatyczny klasy Enterprise Content Management (ECM), służący do zarządzania dokumentami i sprawami w firmie. Obejmuje następujące obszary zastosowań w organizacji:
W bazie danych systemu przechowywane są wszystkie funkcjonujące w firmie dokumenty i sprawy. Pozwala to na łatwy dostęp zarówno do treści, jak i historii działań prowadzonych spraw, a także na szybkie znalezienie potrzebnej informacji według wielu kryteriów. System umożliwia również jednoczesną współpracę nad dokumentami i sprawami prowadzoną przez wielu pracowników za pomocą list zadań . Dzięki silnikowi workflow (przepływu pracy) istnieje możliwość graficznego zaprojektowania ścieżek obiegu dokumentu lub sprawy, a następnie automatyzacji obiegu informacji według zaprojektowanych ścieżek.
• zarządzanie dokumentami - digitalizacja,
klasyfikacja, przechowywanie, organizowanie,
wyszukiwanie i kontrola wersji dokumentów,
• zarządzanie sprawami - definiowanie rodzajów,
etapów, stanów, osób odpowiedzialnych, widoków i
raportów spraw prowadzonych w firmie,
• zarządzanie zadaniami - zlecanie, śledzenie i
kontrola wykonania zadań związanych z
dokumentami i sprawami w firmie,
• praca w grupie - wspólny dostęp do dokumentów
i spraw firmowych przez przeglądarkę internetową z
możliwością jednoczesnej pracy wielu pracowników
z wielu lokalizacji,
• workflow - definiowanie i wykonywanie procesów
biznesowych sterujących przepływem pracy nad
sprawami lub obiegiem dokumentów.
Korzyści z wdrożenia
Inwestycja w narzędzia typu ECM zwraca się na kilku płaszczyznach funkcjonowania organizacji. Czas zwrotu z inwestycji w niektórych przypadkach to tylko pół roku. Główne obszary, w których następuje poprawa to:
• redukcja średniego czasu trwania procesów - od 20
do 40%,
• obniżenie kosztów operacyjnych - od 10 do 30%,
• poprawienie wydajności pracy - od 20 do 30%,
• optymalizacja procesów (np. poprzez redukcję
kroków procesów lub zrównoleglenie ścieżek
wykonywania) - od 10 do 40%,
• poprawa jakości obsługi klienta,
• poprawa warunków i komfortu pracy pracowników.
Główne korzyści, jakie może odnieść firma po wdrożeniu systemu UNIDOC są zatem następujące:
• Zwiększenie szybkości, efektywności działania i
poprawa jakości obsługi klienta.
• Wyeliminowanie dużej części błędów ludzkich
podczas wykonywania procedur firmowych.
• Zmniejszenie kosztu obsługi pojedynczego
zdarzenia.
• Dostęp do informacji o wszystkich sprawach na
bieżąco prowadzonych w firmie i sprawach
historycznych bez potrzeby konsultacji z innymi
pracownikami.
• Lepsza współpraca z podwładnymi i optymalne
wykorzystanie zasobów ludzkich.
• Możliwość kontroli jakości wprowadzonych procedur
i aktualizowania ich na bieżąco.
• Możliwość kontroli terminów.
• Natychmiastowy dostęp do dokumentów
historycznych w postaci elektronicznej.
• Lepszy dostęp do danych firmowych -
funkcjonujących dotychczas w postaci papierowej -
również w formie raportów.
• Optymalizacja działania firmy poprzez
wprowadzenie centralnego punktu obsługi
korespondencji.
• Redukcja kosztu operacyjnego poprzez znaczne p
przyspieszenie prac nad redagowaniem
dokumentów przy użyciu automatycznych
szablonów.

Kluczowe funkcje systemu:
• Rejestracja dokumentów i spraw
System obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów i spraw - zarówno te napływające do firmy z zewnątrz (np. zapytania ofertowe, wnioski, zamówienia czy reklamacje), wychodzące z firmy (np. decyzje czy oferty) oraz wewnętrzne (np. wnioski urlopowe). Dla każdego typu dokumentu i sprawy istnieje możliwość zaprojektowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas klasyfikacji. Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można później łatwo wyszukiwać dokumenty i sprawy w rejestrach według pól zawartych w formularzu - na przykład według kontrahenta lub daty wprowadzenia dokumentu. Dla wszystkich danych liczbowych istnieje możliwość tworzenia raportów - na przykład sumy wartości netto faktur kosztowych z bieżącego miesiąca.
• Praca w grupie
Listy zadań umożliwiają współpracę wielu pracowników w tym samym czasie. System umożliwia zlecanie i kontrolę wykonania zadań związanych z dokumentami i sprawami. Informacje o nowych zadaniach napływają do pracowników poprzez email, co zapewnia szybkie dostarczenie informacji o konieczności wykonania danej czynności do adresata. Podczas pracy nad dokumentem lub sprawą powstaje historia działań - na przykład wykonywanych zadań, podłączonych załączników plikowych lub pozostawionych komentarzy. Dzięki niej każdy może łatwo zorientować się w bieżącej sytuacji i podjąć pracę nad dokumentem lub sprawą, a przy okazji budowana jest baza wiedzy firmy. Istnieje także możliwość śledzenia losu dokumentu lub sprawy i otrzymywania poprzez email informacji na temat wszystkich działań z nią związanych, co pozwala na kontrolę sytuacji i szybką reakcję w razie potrzeby.
• Elektroniczny obieg i automatyzacja procedur (workflow)
Administrator systemu w graficznym narzędziu projektowania procedur tworzy diagramy przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie. Dzięki temu istnieje możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz obiegu dokumentów i spraw. Stanowi to dużą wartość dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO. Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów. Przyczynia się to do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta. Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy system informatyczny dba o to, aby dokument lub sprawa trafiała kolejno do poszczególnych osób na ścieżce obiegu.
• Obsługa kancelarii
Kancelaria w systemie UNIDOC to miejsce obsługi wszystkich dokumentów napływających do firmy i wychodzących z niej. Każdy dokument przychodzący może być automatycznie pobrany z urządzenia skanującego, sklasyfikowany przez pracowników kancelarii, a następnie puszczony w obieg po firmie w postaci elektronicznej. Również korespondencja wychodząca redagowana przez pracowników firmy trafia w formie elektronicznej do kancelarii, gdzie jej pracownicy zajmują się drukiem i wysyłką. Księgi korespondencji zapewniają chronologiczne i spójne numerowanie korespondencji.
• Współpraca z pakietami biurowymi
System w łatwy sposób integruje się z popularnymi pakietami biurowymi - Microsoft Office i OpenOffice. Treść dokumentów w tych formatach jest rozpoznawana i istnieje możliwość wyszukiwania plików według słów w nich zawartych. Innowacyjny mechanizm edycji online zapewnia możliwość otwarcia pliku prosto z systemu w edytorze tekstu, a następnie zapisania dokumentu w systemie bez konieczności pobierania pliku na lokalny komputer.
• Automatyczne generowanie treści i wydruków
Mechanizm szablonów umożliwia zdefiniowanie spójnych, jednolicie wyglądających szablonów dokumentów firmowych, na bazie których pracownicy tworzą później swoje dokumenty. Aktywne pola w szablonach pozwalają na automatyczne wypełnianie elementów treści, jak na przykład dane kontrahenta, które są pobierane z bazy kontrahentów. W podobny sposób tworzone są szablony wydruku formularzy. Wszystkie szablony powstają w zwykłym edytorze tekstu z pakietu biurowego.
• Obsługa poczty elektronicznej
System umożliwia szybkie wysyłanie zawartych w nim plików za pomocą poczty elektronicznej. Z drugiej strony istnieje możliwość łatwego wprowadzania nowych plików do systemu ze swojej skrzynki email poprzez wysłanie ich na adres systemu. W ten sposób do systemu mogą szybko trafiać dokumenty otrzymywane emailem od kontrahentów. Ponadto za pomocą poczty elektronicznej system informuje pracowników o wszystkich ważnych wydarzeniach w systemie - o nowych zadaniach im przydzielonych, o zakończonych zadaniach podwładnych oraz o nowych zdarzeniach w obserwowanych dokumentach.
• Zarządzanie podwładnymi
Dzięki listom zadań system wspiera zarządzanie podwładnymi poprzez możliwość zlecania i kontroli wykonania przydzielonych im zadań. Dla każdego dokumentu oblicza i prezentuje sumaryczny nakład pracy według poszczególnych pracowników. Panel zarządzania umożliwia wgląd w bieżące zadania pracownika, a także dostęp do historii wykonywanych przez niego zadań. Dzięki temu przełożony może dotrzeć do zadań wykonywanych przez pracownika w konkretnym okresie.

dla biznesu
dla edukacji
ISO 9001:2008
| | | | | | |
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-