ROZWIĄZANIA
Copyright 2010 © by xiTec. All rights reserved.
ROZWIĄZANIA
Referencje

Rozwiązania, które Państwu proponujemy są bazowane na wieloletnim doświadczeniu firmy i jej doradców.

Wybrało je już niemal 600 firm. Zostały nimi objęte urządzenia biurowe oraz systemy serwerowe i informatyczne. Razem wdrożyliśmy niemal 2000 urządzeń wielofunkcyjnych, drukujących, skanujących, faxów oraz serwerów i komputerów. Wszystkie prace wymagały konsultacji lub audytów, prac projektowych czy wykonawstwa w zakresie sieci informatycznych, hostingu. 

By zagwarantować Klientom stałą jakość wdrożonych systemów - podpisaliśmy stałe umowy/kontrakty gwarantujące najwyższy priorytet serwisu i doradztwa tak by mogli komfortowo i efektywnie realizować swoje zadania.

Zadania związane z systemami dokumentowymi powierzyli nam, których uznali za specjalistów.

Zapraszamy na filiżankę aromatycznej kawy lub herbaty do naszego salonu, zobacz referencje wielu naszych Klientów. Zobacz jak bazując na naszym doświadczeniu i posiadanym certyfikacie ISO 9001:2008 wspomagamy firmy naszych Klientów.
System jest odpowiedni dla każdej firmy, którą interesuje:










> Elektroniczna baza dokumentów i spraw wraz z szerokimi
    możliwościami wyszukiwania i dostępu do danych.
> Współdzielony dostęp do dokumentów i spraw pomiędzy
    pracownikami - na przykład w przypadku posiadania wielu
    oddziałów.
> Przeniesienie zarządzania powtarzającymi się sprawami w
    firmie (np. reklamacjami, usterkami, przetargami) do
    systemu informatycznego.
> Lepsze zarządzanie czasem pracy i zadaniami wykonywanymi
    przez pracowników.
> Elektroniczny obieg dokumentów i spraw w postaci
    sformalizowanych procedur, w tym również przeniesienie
    systemu jakości ISO do systemu informatycznego.
> Poprawienie czasu reakcji i jakości obsługi klienta i tym
    samym zdobycie przewagi nad konkurencją.
> Łatwy dostęp do historii działań w firmie.

DMS - przyjazny i elastyczny system, który zadba o Twoje dokumenty, ich terminowość, zadania i sprawy w biurze z kontrahentami.
Skala wdrożenia systemu UNIDOC nie ma ograniczenia. Może to być jednoosobowe wdrożenie dla pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie, opisywanie i wyszukiwanie dokumentów, jeśli firma jest zainteresowana tylko taką funkcjonalnością. Z drugiej strony odpowiednio wdrożony system może obsługiwać kilkaset, a nawet kilka tysięcy użytkowników, pomiędzy którymi wymieniane są dokumenty i zadania.
System umożliwia zarządzanie każdą informacją w firmie:

wszelkimi dokumentami, wnioskami, formularzami
  funkcjonującymi w firmie z możliwością definiowania ich obiegu,

korespondencją przychodzącą i wychodzącą, wraz z
  prowadzeniem ksiąg korespondencji i możliwością definiowania
  jej obiegu,
wszelkimi sprawami wewnętrznymi w firmie - np. projektami,
  przetargami, szkoleniami,
różnego rodzaju zgłoszeniami - np. reklamacjami, usterkami,
  formularzami i procedurami ISO.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami i sprawami

UNIDOC to dostępny przez przeglądarkę internetową system informatyczny klasy Enterprise Content Management (ECM), służący do zarządzania dokumentami i sprawami w firmie. Obejmuje następujące obszary zastosowań w organizacji:





















W bazie danych systemu przechowywane są wszystkie funkcjonujące w firmie dokumenty i sprawy. Pozwala to na łatwy dostęp zarówno do treści, jak i historii działań prowadzonych spraw, a także na szybkie znalezienie potrzebnej informacji według wielu kryteriów. System umożliwia również jednoczesną współpracę nad dokumentami i sprawami prowadzoną przez wielu pracowników za pomocą list zadań . Dzięki silnikowi workflow (przepływu pracy) istnieje możliwość graficznego zaprojektowania ścieżek obiegu dokumentu lub sprawy, a następnie automatyzacji obiegu informacji według zaprojektowanych ścieżek.
zarządzanie dokumentami - digitalizacja,
  klasyfikacja, przechowywanie, organizowanie,   
  wyszukiwanie i kontrola wersji dokumentów,

zarządzanie sprawami - definiowanie rodzajów,
  etapów, stanów, osób odpowiedzialnych, widoków i
  raportów spraw prowadzonych w firmie,

zarządzanie zadaniami - zlecanie, śledzenie i
  kontrola wykonania zadań związanych z
  dokumentami i sprawami w firmie,

praca w grupie - wspólny dostęp do dokumentów
  i spraw firmowych przez przeglądarkę internetową z
  możliwością jednoczesnej pracy wielu pracowników
  z wielu lokalizacji,

workflow - definiowanie i wykonywanie procesów
  biznesowych sterujących przepływem pracy nad
  sprawami lub obiegiem dokumentów.
Korzyści z wdrożenia

Inwestycja w narzędzia typu ECM zwraca się na kilku płaszczyznach funkcjonowania organizacji. Czas zwrotu z inwestycji w niektórych przypadkach to tylko pół roku. Główne obszary, w których następuje poprawa to:
redukcja średniego czasu trwania procesów - od 20
  do 40%,
obniżenie kosztów operacyjnych - od 10 do 30%,
poprawienie wydajności pracy - od 20 do 30%,
optymalizacja procesów (np. poprzez redukcję
  kroków procesów lub zrównoleglenie ścieżek
  wykonywania) - od 10 do 40%,
poprawa jakości obsługi klienta,
poprawa warunków i komfortu pracy pracowników.
Główne korzyści, jakie może odnieść firma po wdrożeniu systemu UNIDOC są zatem następujące:
Zwiększenie szybkości, efektywności działania i
  poprawa jakości obsługi klienta.
Wyeliminowanie dużej części błędów ludzkich
  podczas wykonywania procedur firmowych.
Zmniejszenie kosztu obsługi pojedynczego
  zdarzenia.
Dostęp do informacji o wszystkich sprawach na
  bieżąco prowadzonych w firmie i sprawach
  historycznych bez potrzeby konsultacji z innymi
  pracownikami.
Lepsza współpraca z podwładnymi i optymalne
wykorzystanie zasobów ludzkich.
Możliwość kontroli jakości wprowadzonych procedur
  i aktualizowania ich na bieżąco.
Możliwość kontroli terminów.
Natychmiastowy dostęp do dokumentów
  historycznych w postaci elektronicznej.
Lepszy dostęp do danych firmowych -
  funkcjonujących dotychczas w postaci papierowej -
  również w formie raportów.
Optymalizacja działania firmy poprzez
  wprowadzenie centralnego punktu obsługi
  korespondencji.
Redukcja kosztu operacyjnego poprzez znaczne p
  przyspieszenie prac nad redagowaniem
  dokumentów przy użyciu automatycznych 
  szablonów.
Kluczowe funkcje systemu:

Rejestracja dokumentów i spraw
System obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów i spraw - zarówno te napływające do firmy z zewnątrz (np. zapytania ofertowe, wnioski, zamówienia czy reklamacje), wychodzące z firmy (np. decyzje czy oferty) oraz wewnętrzne (np. wnioski urlopowe). Dla każdego typu dokumentu i sprawy istnieje możliwość zaprojektowania indywidualnego formularza, który jest wypełniany podczas klasyfikacji. Dzięki danym wprowadzonym w formularzach można później łatwo wyszukiwać dokumenty i sprawy w rejestrach według pól zawartych w formularzu - na przykład według kontrahenta lub daty wprowadzenia dokumentu. Dla wszystkich danych liczbowych istnieje możliwość tworzenia raportów - na przykład sumy wartości netto faktur kosztowych z bieżącego miesiąca.

Praca w grupie
Listy zadań umożliwiają współpracę wielu pracowników w tym samym czasie. System umożliwia zlecanie i kontrolę wykonania zadań związanych z dokumentami i sprawami. Informacje o nowych zadaniach napływają do pracowników poprzez email, co zapewnia szybkie dostarczenie informacji o konieczności wykonania danej czynności do adresata. Podczas pracy nad dokumentem lub sprawą powstaje historia działań - na przykład wykonywanych zadań, podłączonych załączników plikowych lub pozostawionych komentarzy. Dzięki niej każdy może łatwo zorientować się w bieżącej sytuacji i podjąć pracę nad dokumentem lub sprawą, a przy okazji budowana jest baza wiedzy firmy. Istnieje także możliwość śledzenia losu dokumentu lub sprawy i otrzymywania poprzez email informacji na temat wszystkich działań z nią związanych, co pozwala na kontrolę sytuacji i szybką reakcję w razie potrzeby.

Elektroniczny obieg i automatyzacja procedur (workflow)
Administrator systemu w graficznym narzędziu projektowania procedur tworzy diagramy przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie. Dzięki temu istnieje możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz obiegu dokumentów i spraw. Stanowi to dużą wartość dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO. Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów. Przyczynia się to do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta. Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy system informatyczny dba o to, aby dokument lub sprawa trafiała kolejno do poszczególnych osób na ścieżce obiegu.

Obsługa kancelarii
Kancelaria w systemie UNIDOC to miejsce obsługi wszystkich dokumentów napływających do firmy i wychodzących z niej. Każdy dokument przychodzący może być automatycznie pobrany z urządzenia skanującego, sklasyfikowany przez pracowników kancelarii, a następnie puszczony w obieg po firmie w postaci elektronicznej. Również korespondencja wychodząca redagowana przez pracowników firmy trafia w formie elektronicznej do kancelarii, gdzie jej pracownicy zajmują się drukiem i wysyłką. Księgi korespondencji zapewniają chronologiczne i spójne numerowanie korespondencji.

Współpraca z pakietami biurowymi
System w łatwy sposób integruje się z popularnymi pakietami biurowymi - Microsoft Office i OpenOffice. Treść dokumentów w tych formatach jest rozpoznawana i istnieje możliwość wyszukiwania plików według słów w nich zawartych. Innowacyjny mechanizm edycji online zapewnia możliwość otwarcia pliku prosto z systemu w edytorze tekstu, a następnie zapisania dokumentu w systemie bez konieczności pobierania pliku na lokalny komputer.

Automatyczne generowanie treści i wydruków
Mechanizm szablonów umożliwia zdefiniowanie spójnych, jednolicie wyglądających szablonów dokumentów firmowych, na bazie których pracownicy tworzą później swoje dokumenty. Aktywne pola w szablonach pozwalają na automatyczne wypełnianie elementów treści, jak na przykład dane kontrahenta, które są pobierane z bazy kontrahentów. W podobny sposób tworzone są szablony wydruku formularzy. Wszystkie szablony powstają w zwykłym edytorze tekstu z pakietu biurowego.

Obsługa poczty elektronicznej
System umożliwia szybkie wysyłanie zawartych w nim plików za pomocą poczty elektronicznej. Z drugiej strony istnieje możliwość łatwego wprowadzania nowych plików do systemu ze swojej skrzynki email poprzez wysłanie ich na adres systemu. W ten sposób do systemu mogą szybko trafiać dokumenty otrzymywane emailem od kontrahentów. Ponadto za pomocą poczty elektronicznej system informuje pracowników o wszystkich ważnych wydarzeniach w systemie - o nowych zadaniach im przydzielonych, o zakończonych zadaniach podwładnych oraz o nowych zdarzeniach w obserwowanych dokumentach.

Zarządzanie podwładnymi
Dzięki listom zadań system wspiera zarządzanie podwładnymi poprzez możliwość zlecania i kontroli wykonania przydzielonych im zadań. Dla każdego dokumentu oblicza i prezentuje sumaryczny nakład pracy według poszczególnych pracowników. Panel zarządzania umożliwia wgląd w bieżące zadania pracownika, a także dostęp do historii wykonywanych przez niego zadań. Dzięki temu przełożony może dotrzeć do zadań wykonywanych przez pracownika w konkretnym okresie.
home
o firmie   |   oferta   |   rozwiązania   |   serwis   |   kontakt
dla biznesu
dla edukacji
ISO 9001:2008
O firmie    |    Oferta    |    Rozwiązania    |    Serwis    |    Partnerzy    |    Aktualności    |    Sklep internetowy    |    Kontakt
strona główna
Usługi

- profesjonalny serwis
- support systemów informatycznych
- diagnostyka i audyty
- utylizacja i ochrona środowiska

- sterowniki
Urządzenia dokumentowe

- kserokopiarki,  urządzenia wielofunkcyjne
- drukarki laserowe, etykiet, skanery
- powielacze cyfrowe
- niszczarki, bindownice, laminatory itp.

- eksploatacja
Edukacja,  prezentacja

- tablice interaktywne, akcesoria
- urządzenia interaktywne
- lekcje, oprogramowanie interaktywne
- projektory
- tablice, ekrany, flipcharty
Inne urządzenia

- sejfy i szafy pancerne
- klimatyzatory
- produkty wellness
Rozwiązania dokumentowe

- optymalizacja kosztów biurowych
- najem urządzeń biurowych
- kontrakty serwisowe
- document management system
- archiwizacja i bezpieczeństwo